vDom 1709 i wszystkie poprzednie
1. Ważne: zmiana w dystrybucji plików. Podawany w mailu link będzie ważny tylko do czasu ukazania się kolejnej wersji
2. Zmieniliśmy zapasowy serwer pośredniczący dla KartotekaOnLine.pl Obecna wersja już obsługuje wysyłkę z jego użyciem.
Zbiorcza historia zmian:
1708
1. Finanse - słownik schematów dekretów. Można usunąć całość, przydaje się, jeśli chcemy ujednolicić wszystkie finansówki na podstawie wzorcowego.
2. Zestawienie przypisu wspólnoty - rozliczenia mediów są kwalifikowane na podstawie daty końca rozliczenia. Poprzednio były na podstawie daty dokumentu, co powodowało bałagan w przypadku rozliczeń księgowanych w innym roku.
3. Poprawiony został wydruk dokumentu korygującego dla płatnika, generowanego z "Zestawienia wszystkich rozliczeń" - jest krótszy i wygodniejszy.
4. Poprawiony został wydruk "Ustalenia zaliczki" z modułu Koszty.
5. Zaktualizowano tworzenie deklaracji VAT-7 (VAT odwrócony)
6. Do "Operacji grupowych" w module Finanse doszło drukowanie rejestru chronologicznego dla zakresu wspólnot.
oraz wprowadzono stertę drobnych poprawek dotyczących wyglądu wydruków.
1707
1. Okazało się, że zdecydowana większość piszących do nas naszych Klientów woli podawać zużycie wody przy rozliczeniach ryczałty - więc nie dyskutujemy i przywracamy.
2. Dla wspólnot - płatników VAT w module Czynsze/Transfer opcja "Export rejestru VAT". Rejestr przenoszony jest do modułu Finanse i stamtąd dostępny. W następnej wersji (1708) zniknie możliwość jego wydruku z modułu Czynsze oraz możliwość tworzenia pliku JPK - wszystko w module Finanse
3. W module Koszty poprawka dotycząca salda końcowego właściciela przy odrębnych kontach roszczeń - działa już tak, jak w module Czynsze - czyli dobrze.
1706
1. Istotna zmiana przy rozliczaniu ryczałtowego zużycia wody - podajemy całkowitą KWOTĘ kosztów zamiast zużycia wody w m3. W efekcie rozliczenie jest znacznie dokładniejsze i nie powstają różnice wynikające z zaokrągleń.
2. W formularzach CIT8 została prawidłowo uwzględniona sytuacja straty na dochodzie zwolnionym i zysku na opodatkowanym.
3. Jak poprzednio (1705) w module Czynsze, tak obecnie w module Koszty poprawka dotycząca wielokrotnych zmian właściciela lokalu w ciągu roku - system prawidłowo obsługuje takie sytuacje, poprzednio akceptował tylko jedną zmianę
1705
1. Poprawka dotycząca wielokrotnych zmian właściciela lokalu w ciągu roku - system prawidłowo obsługuje takie sytuacje, poprzednio akceptował tylko jedną zmianę
2. Pole "Poczta" w formularzu CIT8 - proszę pamiętać o jego wypełnieniu
3. W wydrukach planów gospodarczych możliwość zaokrąglania wyliczonych stawek do pełnych groszy
4. Wydruk zapisów chronologicznych (moduł Finanse) z zakresu wspólnot
5. Usuwanie wybranego konta analitycznego z zakresu wspólnot
1704
1. Ponieważ już coraz częściej Państwo pytacie - w tej aktualizacji jest już obsługa aktualnych wersji formularzy CIT8 i VAT7
2. Uporządkowany został wydruk zestawienia wszystkich rozliczeń w przypadku uwzględniania ryczałtowych rozliczeń wody.
1703
Tylko dwie modyfikacje, ale widać potrzebne
1. W przypadku rozliczania wspólnot z licznikami i odlicznikami wody ogrodowej, można stosować różną cenę zimnej wody na zwykłych wodomierzach i wodzie ogrodowej
2. W rejestrach zakupu i sprzedaży VAT opcja usuwania zakresu wpisów
1702
1. W module Finanse w opcji Aktualizacja dokumentu można zmienić datę pozycji dla wszystkich pozycji dokumentu jednocześnie. Przydaje się w przypadku błędnie wprowadzonych lub wygenerowanych dokumentów, jednak przypominam o należytej ostrożności.
2. Ułatwienie dla wspólnot likwidujących odrębne rozrachunki na funduszu remontowym: w module Finanse/Operacje grupowe nowa opcja "Przeksięgowania salda FR na konto podstawowe". Po jej uruchomieniu system utworzy dokument zerujący salda na konta FR i przenoszący je (po stronie Ma oczywiście) na konto podstawowe.
3. Przy tworzeniu pliku do HomeBanking'u jako domyślna data polecenia przelewu pojawia się data bieżąca zamiast terminu płatności faktury. Część banków ma kłopot z akceptacją przelewów z przyszłymi datami.
Nowe funkcje w portalu KartotekaOnLine:
4. Zarządca w opcji Administracja może jednym kliknięciem wysłać do wszystkich właścicieli wybranej wspólnoty wiadomość pojawiającą się bezpośrednio po zalogowaniu - nie sposób jej przegapić. Bardzo dobra metoda na informacje o terminach zebrań lub zmianach stawek.
5. Zarządy wspólnot uzyskały podgląd do raportów z głosowania - mogą na bieżąco śledzić proces oddawania głosów przez właścicieli.
1701
1. Ponieważ, jak się okazało wielu Zarządców ma dość niestandardowe terminy obciążeń wspólnot, w module Czynsze/Wspólnoty/Stawki/Grupowa zmiana stawek aktualnych można hurtem ustawić zarówno dzień obciążania jak i domyślne przesunięcie terminu wymagalności. Żeby uzyskać efekt "starej wersji" wystarczy ustawić dzień obciążenia na 10 a liczbę dni na 0.
2. Ponieważ stosowane było także przesunięcie daty wymagalności "na koniec miesiąca", wpisanie liczby 30 powoduje zawsze ustawienie daty wymagalności na ostatni dzień miesiąca, niezależnie od jego długości.
3. Można już obciążać i tworzyć dokumenty dla wspólnot VAT. W następnej wersji pojawi się opcja automatycznego tworzenia rejestru VAT w module Finanse.
4. Na życzenie Zarządców: module Finanse/System nowa opcja "Tworzenie roku archiwalnego". Przydaje się, jeśli założyliśmy finansówkę wspólnoty np. od roku 2015 a potem okazuje się, że musimy mieć także rok 2014.
1633
1. Zgodnie z zapowiedzią, od nowego roku istotne zmiany w koncepcji obciążania i tworzenia dokumentów dla właścicieli, płatnika i pożytków. I tak:
Dla właścicieli i płatnika
Dla pożytków
2. Dla zwiększenia czytelności, wszystkie pola wyboru (checkbox) po zaznaczeniu są pogrubione - łatwiej się pracuje zwłaszcza na ekranach z dużą liczbą opcji do wyboru.
Uwaga - dotyczy TYLKO wspólnot VAT. W przyszłym tygodniu pojawi się wersja (1701), w której wszystkie operacje z modułów Czynsze i Koszty automatycznie tworzą rejestr sprzedaży VAT w module Finanse. Ułatwi to uzgadnianie i raportowanie dotyczące tego podatku, jednocześnie umożliwi tworzenie plików JPK. Proszę wstrzymać się z wykonywaniem pierwszego obciążenia za rok 2017 do jej zainstalowania.
1632
1. System uniemożliwia zalogowanie się kolejnych użytkowników, jeśli uruchomiona jest aktualizacja do nowej wersji.
2. W przypadku garaży dowiązanych do lokalu, w powiadomieniach oraz w portalu KartotekaOnLine nazwy składników przypisu związanych z garażem uzupełnione są o numer lokalu (garażu), co zwiększa czytelność dla właścicieli.
3. Wydruki z modułu Czynsze/Wspólnoty zostały uzupełnione o nazwę skróconą - czasem jest to wygodniejsze niż sam adres.
4. W module Finanse zablokowana została możliwość wprowadzania dokumentów do zamkniętych okresów.
5. Przy wydrukach not z rozliczenia wody dane są pobierane z danych do faktur lokalu.
1631
1. Na skutek coraz liczniejszych zgłoszeń, wprowadziliśmy nowy typ licznika: odlicznik wody ogrodowej. Różnica w działaniu jest następująca:
zwykły licznik wody ogrodowej: zużycie na liczniku jest doliczane do całkowitego zużycia w zakresie zimnej wody, bez doliczania ścieków (czyli licznik zamontowany jest równolegle do pozostałych wodomierzy)
odlicznik wody ogrodowej: zużycie na liczniku jest odliczane od całkowitego zużycia ścieków, bez korygowania zimnej wody (czyli licznik jest zamontowany szeregowo, za wodomierzem zimnej wody)
2. Rozliczanie ryczałtów ZW/CW można przeprowadzić odrębnie dla lokali mieszkalnych i użytkowych
3. W konsekwencji istnienia liczników wody ogrodowej pojawiła się możliwość rozliczania ryczałtów z inną ilością całkowitej wody i ścieków.
1630
1. Zgodnie z zapowiedzią, uruchomiona jest już pełna funkcjonalność rozliczania wszystkich świadczeń z modułu Czynsze.
2. W ramach zwiększenia czytelności, pozycje w menu systemu zostały pokolorowane tak, aby grupować związane ze sobą pozycje. Kolory należy traktować jako tymczasowe, ulegną one zmianie razem z całą nową szatą graficzną systemu, przewidzianą na luty 2017.
3. KartotekaOnLine: nowy, dużo wygodniejszy sposób wprowadzania głosów, możliwość wprowadzania głosu płatnika z automatycznym wyliczaniem jego udziału w momencie oddawania głosu. Przyjęliśmy zasadę, że jeśli (dla danej uchwały) głos płatnika został wprowadzony, lokale wyodrębnione po tej dacie nie mogą już oddać głosu.
4. KartotekaOnLine: ponieważ nie wszyscy używają Excel'a, format pliku xls raportu z głosowania został zmieniony tak, żeby można było otworzyć bez problemu także pakietami Open Office/Libre Office
1629
1. Uruchomiliśmy nowe, rozbudowane funkcjonalności wspomagające windykację:
3. Ponieważ otrzymujemy od zarządców stosujących konta wirtualne sygnały o nowym pomyśle dzielenia wpłat na KZ iFR, w danych wspólnoty na zakładce "Konta bankowe" pojawiło się pole wyboru "Dzielić wpłatę nawet jeśli wykazywane jest wspólne sald". Obecnie działanie programu przetwarzającego wpłaty na konta wirtualne jest następujące:
1628
1. Jak pisaliśmy w poprzednim mailu:
Wszystkie rozliczenia z modułu Czynsze księgowane są z terminem wymagalności, podawanym przy ich tworzeniu - znika więc opcja "Dni karencji" przy ich księgowaniu.
2. Funkcja "Test zgodności obrotów" została napisana od początku i pozwala na szybkie i pewne wyszukanie rozbieżności pomiędzy obrotami Czynsze/Finanse, wynikające zazwyczaj z ręcznego księgowania po stronie Wn na kontach właścicieli w module Finanse.
3. Ponieważ coraz częściej przejmujecie Państwo od konkurencji wspólnoty już posiadające wygenerowane konta wirtualne z nieprzemyślanymi schematami budowy konta wirtualnego, moduł przetwarzania wpłat został przebudowany tak, aby prawidłowo księgować każde poprawne (z punktu widzenia standardu IBAN) konto, niezależnie od jego schematu. Mówiąc prościej, niezależnie w jakim programie zostało wygenerowane uprzednio, w naszym systemie i tak się prawidłowo zaksięguje.
UWAG (dotyczy wspólnot VAT): ponieważ z przyczyn historycznych (rok 2011 i perturbacje z VATem we wspólnotach) w systemie działają dwa mechanizmy naliczania VATu: od brutta w naliczeniach (żeby w ciągu roku 2011 nie trzeba było zmieniać) oraz od netta w rozliczeniach, w przyszłym roku ujednolicamy system. W ostatniej tegorocznej wersji, która pojawi się w III dekadzie grudnia, wszystkie naliczenia VAT będą od netta (czyli stawka podawana netto plus automatycznie naliczany VAT). W związku z tym system automatycznie przeliczy stawki ale należy pamiętać o ich sprawdzeniu i ew. wygenerowaniu nowych powiadomień - kwoty wynikowe mogą się różnić o zaokrąglenia.
1627
1. Wszystkie rachunki, noty, faktury, korekty księgowane są z terminem wymagalności wynikającym tylko i wyłącznie z terminu dokumentu - znika opcja "Dni karencji" przy ich księgowaniu. Istnienie tej opcji powodowało czasem spory bałagan, kiedy ktoś dodał lub co gorsza zapomniał dodać. W następnej wersji (1628) taka sama zasada zostanie wprowadzona do wszelkich dokumentów tworzonych w systemie (rozliczenia wody, ciepła...)
2. Dla wspólnot VAT: znikła opcja tworzenia faktur korygujących w trakcie tworzenia rozliczeń. Faktury korygujące tworzymy z nowej opcji "Tworzenie faktur korygujących VAT dla rozliczeń". W ten sposób otrzymujemy jedną FK dla wszystkich rozliczeń z danego dnia - wygodniejsze dla zarządcy i właściciela.
3. Uporządkowane nagłówki wszystkich dokumentów - znika opis "Drukowano dnia" który jest do niczego niepotrzebny i wprowadza zamęt.
4. Poprawiona została funkcja tworzenia korekt deklaracji śmieciowych dla Warszawy dla wspólnot wielobudynkowych.
Uwaga: Od nowego roku (czyli w ostatniej tegorocznej wersji, która pojawi się w III dekadzie grudnia) nastąpią poniższe zmiany w ustalaniu dat obciążeń i terminów wymagalności
1626
1. Obsługa kont wirtualnych banku BGŻ BNP Paribas. Uwaga - to NIE są te same, co w "starym" BGŻ pliki, to zupełnie inny format.
2. W module FinanseDokumenty przy wydruku dokumentu pojawiła się opcja drukowania w formie polecenia księgowania (PK) - unikamy ręcznego tworzenia PK dla generowanych automatycznie dokumentów.
3. Z portalu KartotekaOnLine znika opcja ręcznego wczytywania plików z komputera lokalnego, z założenia wysyłka następuje zawsze automatycznie. Gdyby ktoś z Państwa korzystał jednak z opcji ręcznego ładowania plików, proszę o kontakt.
4. Poprawione i ujednolicone zostało nazewnictwo w wydrukach rozliczeń wody i zestawienia wszystkich rozliczeń.
1625
1. W ramach kontynuacji usprawnienia rozliczeń z poziomu modułu Czynsze, wydruki rozliczeń wody oraz zestawienia wszystkich rozliczeń zostały przebudowane w celu zwiększenia czytelności. W górnej części (czyli tam, gdzie podawane są stany liczników) drukujemy dla każdego licznika cenę i zużycie, ale bez kwoty kosztu. Uczytelnia to wydruk i jednocześnie rozwiązuje problem błędów zaokrągleń. W tej sytuacji z tej sekcji w sposób oczywisty znika informacja z list rozliczeniowych - będą widoczne tylko w drugiej sekcji - rozliczeń.
2. Ponieważ numery faktur dostawców są coraz dłuższe, pole na numer transakcji zostało wydłużone do 40 znaków - mamy nadzieję, że to już wystarczy. Jednocześnie przy księgowaniu dekretu na koncie rozrachunkowym system wymusza podanie numeru faktury - dotąd dopuszczalne było jego pominięcie, co powodowało bałagan w rozrachunkach.
3. W funkcji obliczania nowych norm ZW i CW pojawiła się możliwość wykonania operacji tylko dla ZW lub CW.
4. W opcji CzynszeLokalePoprawLiczniki pojawiła się funkcja wydruku liczników i wszystkich stanów (nie tylko ostatniego) - przydaje się do uzgodnień.
5. W celu uporządkowania wydruków raportów z systemu, wprowadzamy zasadę identyfikacji każdego wydruku stemplem "operator_data_czas" powtarzanym na każdej stronie wydruku. Funkcja ta zdecydowanie ograniczy możliwość pomyłki polegającej na pomieszaniu stron pochodzących z różnych wydruków. Zaczęliśmy od modułu Finanse, można to obejrzeć np. na wydrukach z planu kont. Docelowo dodamy taki stempel do wszystkich zestawień i raportów.
1624
1. Na początek najważniejsza: w tworzeniu list rozliczeniowych w module Czynsze podwyższona została dokładność obliczeń oraz wbudowany został algorytm rozliczania podanej kwoty "co do grosza" czyli z likwidacją zaokrągleń. Po wykonaniu rozliczenia system wylicza pozostałość wynikającą z zaokrągleń a następnie rozlicza ją, dodając po 1 groszu do kolejnych lokali, poczynając od pierwszego na liście. To kolejna zmiana z pakietu, idąca w stronę przeniesienia całości rozliczeń świadczeń do modułu Czynsze.
2. Z tego samego pakietu: przy rozliczaniu ryczałtów wody (czyli lokali nieopomiarowanych) można oprócz domyślnej metodyki (czyli proporcjonalnie do przypisu zaliczki) wybrać podział w proporcji do średniej liczby osób. Przydatne w sytuacjach, w których zaliczki były pobierane niezgodnie z liczbą osób.
3. W moduł Finanse wbudowany został mechanizm monitorowania wprowadzanych kwot. Na planie kont można zaznaczyć, którą stronę danego konta chcemy monitorować. W przypadku dostawców (czyli konta zespołu "2") oczywiście Ma, w przypadku kont kosztów Wn). Jeżeli w trakcie wprowadzania dekretu system rozpozna konto monitorowane, na formatce pod polem kwoty pojawi się przycisk "Pokaż historię", po naciśnięciu którego wyświetli się lista zapisów na tym koncie, dokonanych w obecnym i ubiegłym roku, z zaznaczoną najwyższą i najniższą z kwot. Dodatkowo, jeśli system uzna kwotę za "podejrzaną" - przycisk będzie miał kolor czerwony. Dla zainteresowanych: podejrzana kwota to taka, która jest różna od mediany kwot w historii o co najmniej 20%. Taka funkcjonalność pozwala na przykład na wychwycenie nagłego wzrostu zużycia wody lub energii na wspólnocie, sygnalizuje też ewidentną pomyłkę operatora co do kwoty lub konta. Polecamy stosowanie!
4. Przygotowujemy zmiany w portalu KartotekaOnLine związane z uwzględnieniem głosu oddanego przez płatnika oraz nową metodą wprowadzania głosów do portalu wysyłana jest informacja o dacie aktu notarialnego przy wyodrębnieniu lokalu. Prosimy o upewnienie się, czy w nowowyodrębnianych lokalach uzupełniacie Państwo tą datę.
1623
1. W ślad za elektroniczną deklaracją VAT-7 pojawiła się opcja generowania pliku kontrolnego JPK VAT (opcja FinanseBilanseJPK VAT). Co prawda wspólnoty obowiązek jego składania obejmie dopiero w 2018 roku (no, chyba że coś się zmieni w międzyczasie...) ale ponieważ niektórzy z Państwa stosują nasz system FK do obsługi własnych firm - tu czas startuje już od stycznia 2017.
2. W module Finanse pojawiła się możliwość dowolnie długiego opisu każdego dekretu (przy dodawaniu i edycji dekretu przycisk "Dodatkowy opis"). Oprócz modułu Finanse opis ten jest widoczny wszędzie tak, gdzie jest to potrzebne, zwłaszcza w module Koszty)
3. Najważniejsza nowość tej wersji. Pojawiła się możliwość prowadzenia dowolnej liczby kont rozrachunkowych dla właściciela w zakresie roszczeń. Obroty na wszystkich kontach są sumowane we wszystkich zestawieniach i raportach, natomiast w InfoCentrum można szczegółowo przeanalizować wszystkie zapisy. Tworzymy dodatkowe konta ręcznie, w module Finanse wg wzoru: 207-XX0023 czyli jeżeli syntetyką roszczeń jest 207 a identyfikator właściciela to 23, wówczas możemy tworzyć konta 207-000023, 207-010023, 207-020023,...,207-990023. Pozwala to na dużą wygodniejszą analizę sytuacji w przypadku wielu spraw jednego właściciela.
4. W opcji FinanseOperacje grupowe nowy przycisk, umożliwiający "hurtowe" otwierania dokumentów w wybranym zakresie wspólnot
5. Przy ręcznym wprowadzaniu rozliczeń wodomierzy można dodać do takiego rozliczenia ubytki - przydaje się, gdy takie rozliczenie jest korektą błędnie wykonanego lub zareklamowanego.
6. Przy wprowadzaniu nowego konta jego nazwa jest automatycznie przepisywana do pełnych danych kontrahenta.
7. W KartotekaOnLine nowa, bardzo przydatna funkcja. Po zalogowaniu się jako zarządca, w opcji "Administracja" po wyborze konkretnego lokalu można wysłać komunikat, który zostanie wyświetlony temu właścicielowi przy logowaniu się do portalu. Przydatne zwłaszcza w sytuacji, kiedy nie mamy aktualnych danych kontaktowych człowieka - a z naszego portalu korzystają dość często - średnio w miesiącu loguje się na KartotekaOnLine.pl ponad 20 000 osób.
1622
1. W związku coraz większą liczbą wspólnot płatników VAT, zmianą deklaracji VAT-7 oraz koniecznością dostarczania jej w formie elektronicznej, zaimplementowaliśmy wydruk i wysyłkę tego formularza. Do jej utworzenia i wysłania niezbędny jest moduł eCIT (obsługujący dotychczas jedynie formularz CIT-8) oraz licencja na formularz VAT-7 z firmy IPS
2. W module deklaracji śmieciowych Warszawa uwzględniono przypisanie wspólnoty do operatora.
1621
1. Najważniejsza zmiana: wprowadzona została obsługa deklaracji śmieciowych w Warszawie dla wielobudynkowych wspólnot (i spółdzielni mieszkaniowych) - automatyczne tworzenie deklaracji i załączników A-M i A-ZW. Uwaga. liczba osób jest dla każdego budynku pobierana automatycznie z systemu, natomiast liczby wywozów pojemników dla lokali użytkowych należy samodzielnie wprowadzić na poszczególne budynki pamiętając, by łączna i liczba zgadzała się z liczbą podaną na wspólnocie.
2. Arkusz odczytów wodomierzy nie dopuszcza wprowadzenia odczytów na okres, w których chociaż jeden licznik był rozliczany.
3. W drukowaniu monitów można wymusić brak rozbicia na koszty zarządu i fundusz remontowy, nawet jeśli wspólnota prowadzi odrębne rozrachunki.
1620
1. W module Finanse wprowadzono możliwość zmiany kodowania polskich liter w plikach z przelewami do bankowości elektronicznej. Niektóre banki wymagają innego, niż standardowy Elixir (czyli CP-852) kodowania. Ustawiamy w opcji System/Preferencje. Oczywiście, jeśli wszystko działa dotychczas poprawnie, nie musimy nic zmieniać.
2. W module Finanse w opcji Raporty/Zestawienie obrotów i sald można zamiast drukować wyeksportować je do Excela.
3. W Czynsze/Wspólnoty widać nazwę skróconą - łatwiej w ten sposób wyszukać.
4. W rozliczeniach zbiorczych wodomierzy na życzenie prezentowane jest wspólne saldo dla wszystkich rozrachunków - jest to czytelniejsze, niż każde z osobna. Dodatkowo, można uwzględnić saldo z tytułu rat i roszczeń.
5. Przy imporcie stanów i liczników z arkuszy Excel pojawił się przycisk, umożliwiający filtrowanie tylko błędnych odczytów.
1619
1. Nowa deklaracja śmieciowa dla Warszawy (obowiązuje od 1 sierpnia 2016): dodano drugą osobę (imię i nazwisko) do jej podpisywania
2. Plik JPK VAT - dla wszystkich, którym jest to już potrzebne system tworzy (CzynszeObrotyJPK VAT) Jednolity Plik Kontrolny VAT zgodnie z aktualnie obowiązującym schematem MF
3. Poprawiono wiele drobiazgów takich, jak przeskakiwanie w tabeli dokumentów i korekt kursora po edycji dokumentu lub jego usunięciu, poprawiono czytelność wydruku zestawień zużycia mediów, pojawiła się opcja wysyłki zużycia ciepła do arkusza Excel i wiele innych drobiazgów.
1618
1. Nowa deklaracja śmieciowa dla Warszawy (obowiązuje od 1 sierpnia 2016). Trzy uwagi:
3. Poprawiona został funkcjonalność wysyłki mailem zestawienia rozliczeń świadczeń z modułu Czynsze
1617
W związku z wprowadzeniem nowej deklaracji wywozu odpadów komunalnych - już jest w systemie. Uwaga - na razie tylko dla wspólnot jednobudynkowych, w przyszłym tygodniu postaramy się uruchomić dla wielobudynkowych.
1616
1. Przy naliczaniu odsetek (moduł Czynsze, obie metody) system uwzględnia zakres dat do obowiązywania odsetek z pustą datą końcową, czyli zapis "2016.01.01" do " . . " oznacza każdą datę od 2016.01.01 wzwyż
2. W Tabeli wiekowania należności, w liście odsetek pojawiło się filtrowanie według identyfikatora
3. W tym samym miejscu nowa opcja - "Przelicz kwoty". Pozwala na powtórne przeliczenie NIEZAKSIĘGOWANYCH kwot odsetek, jeśli zostały naliczone przy błędnej bądź niekompletnej tabeli odsetkowej
4. Przy podziale na dni (wykup w trakcie miesiąca) można wybrać numer składnika który NIE będzie podlegał podziałowi - zazwyczaj dotyczy to opłaty śmieciowej, której nie płaci developer
5. W module Koszty Rozliczenie okresowe płatnika można wykonać na przedziale wspólnot
1615
Wpłaty na konta wirtualne.
1 Uporządkowaliśmy i ułatwiliśmy posługiwanie się tą funkcją:
a) w module Czynsze/Wspólnoty dla każdej wspólnoty (zakładka "Konta bankowe") trzeba zdefiniować, czy właściciele wpłacają na jedno konto wirtualne całość zaliczki czy odrębnie koszty zarządu i świadczenia oraz fundusz remontowy na dwa różne konta
b) wstępnie pole to zostało ustawione następująco: jeżeli system wykrył w lokalach danej wspólnoty wygenerowane dwa konta wirtualne, na wspólnocie ustawiona została informacja, że właściciele wpłacają na dwa odrębne konta, w pozostałych przypadkach - na jedno.
c) po wprowadzonych zmianach przy przetwarzaniu wpłat nie trzeba już decydować, czy system ma dzielić wpłaty.
d) to samo przy tworzeniu kont wirtualnych
2. Przy okazji wbudowaliśmy funkcję automatycznego tworzenia kont wirtualnych przy dodawaniu lokalu wyodrębnionego lub pożytku oraz przy zmianie typu z lokalu płatnika na lokal wyodrębniony. Dzięki temu operator nie musi już pamiętać o konieczności wygenerowania konta dla nowych właścicieli.
KartotekaOnLine.
3. W celu usprawnienia zbierania głosów obiegiem poprzez KoL, dodana została bardzo wygodna (mamy nadzieję) dla zarządców funkcja przypominania o konieczności oddania głosu osobom, które dotychczas tego nie zrobiły. Pomysł polega na tym, aby takim osobom wysłać maila z informacją od zarządcy z zamieszczonym dodatkowo linkiem do bezpośredniego zalogowania się do KoL, bez konieczności pamiętania loginu i hasła. Jako uwierzytelnienie zastosowaliśmy potwierdzenie kodem SMS, jak w większości systemów bankowości elektronicznej. W celu uruchomienia tej funkcji należy:
a) zainstalować bieżącą (1615) wersję systemu vDom
b) uzupełnić w danych właściciela lokalu nr telefonu komórkowego oraz adres e-mail.
c) założyć konto na bramce do wysyłki SMS https://www.smsapi.pl/ oraz zasilić je odpowiednią kwotą (koszt wysyłki jednego SMSa to 0,07 zł brutto)
d) po zalogowaniu się do KoL na konto administratora (czyli login xxxx-0-0) w zakładce "Administracja" należy podać swój login i hasło do bramki SMS
e) w zakładce "Głosowania", po wybraniu wspólnoty pojawi się opcja "Powiadom niegłosujących"
f) po jej wybraniu wpisujemy temat i treść maila, który zostanie wysłany do właścicieli, którzy nie oddali głosu. Uwaga! Należy dodać informację, że na podany link można się zalogować w ciągu 48 godzin (ze względów bezpieczeństwa)
g) po wysłaniu maili pojawi się tabela z identyfikatorami i adresami, na które mail został wysłany
Odbiorca maila zobaczy wpisany tekst a pod nim link "Szybkie logowanie do Kartoteki OnLine". Po jego kliknięciu zostanie przeniesiony na stronę logowania, na której widać już wpisany login oraz przycisk "Wyślij SMS". Po jego naciśnięciu właściciel otrzymuje SMSa z treścią "[Kol} Kod SMS: xxxx" gdzie xxxx to czterocyfrowe hasło do wpisania na stronie. Po jego prawidłowym wpisaniu właściciel znajduje się na swoim koncie w portalu KoL, od razu w zakładce "Głosowania".
W razie jakichkolwiek pytań co do tej funkcji - proszę o kontakt.
1614
1. Liczniki (wodomierze i pozostałe) możliwość wprowadzania arkusza stanów tylko dla wybranego typu i rodzaju lokali
2. Obsługa wpłat na konta wirtualne w banku Millenium
3. W module Czynsze/Obsługa utworzonych dokumentów możliwość wydrukowania dokumentu zbiorczego dla właścicieli wielu lokali (decyduje nr NIP)
4. W module Czynsze/Zestawienie przypisu składnika możliwość wyfiltrowania tylko tych tych lokali, dla których wartość przypisu wybranego składnika zmieniała się w zadanym okresie
5. W module "śmieciowym" dla Warszawy zmiana sposobu wyliczania kwoty należności na wydruku listy - zawsze pokazywane są wartości aktualnie wyliczane na podstawie danych o osobach i lokalach.
6. Na ekranie logowania wykrywanie i sygnalizacja włączonego klawisza "Caps Lock" - przypominamy, że w haśle system odróżnia małe i wielkie litery
7. W module Czynsze/Obsługa utworzonych dokumentów zmienione zostały całkowicie mechanizmy wyświetlania i filtrowania danych. Ponieważ zdarzają się przypadki kilkunastu tysięcy dokumentów w ciągu roku, dotychczasowe metody okazały się niewystarczające. W rezultacie zniknęło z formatki okienko pokazujące na bieżąco pozycje dokumentu, można je podejrzeć po kliknięciu przycisku "Pokaż pozycje" bądź po prostu po podwójnym kliknięciu na dokumencie.
8. Zmiana w zakresie filtracji i wyszukiwania dotyczy faktur korygujących, jednak tam, ze względu na znacznie mniejsze ilości dokumentów pozostawiliśmy podgląd pozycji w oknie.
9. Formularze obsługi wspólnot (dodawanie i aktualizacja) zostały podzielone na karty (tak, jak Lokale) i uporządkowane - teraz po prostu wygodniej się pracuje.
1613
1. Po zmianie nazwiska/nazwy właściciela lokalu następuję automatyczna zmiana danych do faktur/not.
2. W module wysyłki poczty elektronicznej uwzględnione zostały wymagania serwerów poczty dotyczące kodowania przesyłek.
3. W module Finanse domyślny zakres dat zakres dla lat archiwalnych to zawsze cały rok.
4. W module Czynsze w opcji Lokale/Zestawienia nowy eksport do Excela: lokale wraz z pomieszczeniami przynależnymi (garaże, komórki) ułatwia sprawdzenie poprawności przypisania tych elementów do lokalu.
5. Na liście potwierdzenia odbioru pojawiła się kolumna "Data odebrania"
6. Możliwość wysyłki mailem not i faktur
7. Ponieważ (jak widać) rozbudowujemy komunikację poprzez maile, wprowadziliśmy przy właścicielu lokalu odrębne kategorie (pola) wyboru co do sposobu doręczania dokumentów:
8. Ponieważ otrzymujemy liczne zapytania o status wspólnot mieszkaniowych w kontekście JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego), kilka informacji:
a) w naszym rozumieniu (popartym Interpretacją ogólną MF z 21 czerwca 2011) wspólnota jest mikroprzedsiębiorstwem w zakresie ustawy o JPK
b) z powyższego wynika, że wspólnoty mieszkaniowe zobowiązane są do wdrożenia JPK w zakresie Rejestr VAT i Faktury VAT od 2018.01.01, w pozostałym zakresie od 2018.07.01
c) generator plików JPK będzie odrębnym modułem systemu vDom
1612
1. Całkowicie nowa funkcjonalność wysyłki maili. UWAGA - należy ponownie skonfigurować parametry poczty w Zarządzanie systememKonto główne poczty elektronicznej. Jeżeli było już zdefiniowane, program przekoduje uprzednio podane dane do nowego formatu, należy jedynie w razie potrzeby zaznaczyć opcję "Szyfrowanie SSL". Jeżeli konto używa szyfrowania TLS (np. Gmail) NIE zaznaczamy powyższej opcji. Obecnie funkcja mailowania pozawala na:
Obsługę serwerów połączeniem szyfrowanym, zarówno TLS jak i SSL
Wpisanie w lokalu kilku kont poczty elektronicznej (wpisujemy je rozdzielając przecinkiem bądź średnikiem, inne znaki są niedozwolone)
Każdy mail zawiera zarówno temat, jak i treść, co daje porządniejszą i bardziej czytelną korespondencję
Każdy mail jest zapisany do historii wysyłki. Można ją przejrzeć i podejrzeć każdy załącznik
Dla zainteresowanych: pliki załączników w formacie .pdf zapisywane są w folderze CKDBF_MLMails, ich nazwa zawiera identyfikator wspólnoty, lokalu oraz datę i czas utworzenia pliku
2. W związku ze nowelizacją ustawy o podatku od nieruchomości, w opcji CzynszeLokaleWydruki pojawił się wydruk informacji o udziale właściciela w częściach wspólnych budynku.
1611
Całość zmian dotyczy portalu KartotekaOnLine
1. Najważniejsza zmiana: zapisy na koncie właściciela prezentowane są tak, jak w systemie vDom, czyli z opisami poszczególnych pozycji identycznymi z systemem. Bardzo poprawia to czytelność, zwłaszcza po zaksięgowaniu wielu rozliczeń.
2. W widoku rozrachunków kwota "Należność" została podzielona na dwie kolumny "Zaliczka" i "Korekty". W kolumnie "Zaliczka" prezentowane są kwoty zaliczek miesięcznych, w kolumnie "Korekty" kwoty rozliczeń, korekta zaliczki, przeksięgowań. Odpowiada to układowi kolumn w systemie vDom zarówno na ekranie jak i w wydruku specyfikacji.
3. Poprawiona została czytelność i estetyka ogłoszeń dla wspólnot. Dodany też został wiersz tytułu wiadomości (poprzednio jako tytuł wyświetlana była pierwsza linijka tekstu wiadomości)
4. Wprowadzono drobne zmiany graficzne, poprawiające czytelność portalu
5. Mechanika i grafika portalu została dostosowana do najnowszych zmian w przeglądarkach Chrome i Firefox
Uwaga: zalecamy WYŁĄCZENIE dodatku "AdBlock" na stronach portalu. Jego "nadgorliwość" powoduje blokowanie części treści naszej strony - zapewniamy, że nigdy na KartotekaOnLine nie pojawiają się ani nie będą pojawiać w przyszłości jakiekolwiek reklamy.
1610
1. Przy tworzeniu list rozliczeniowych (CzynszeRozliczenia ciepłomierzy i innych licznikówLista rozliczeniowa) można pomijać zaliczkę. Przydaje się bardzo przy tworzeniu rozliczeń korygujących, zmiany cen już rozliczonych itd.
2. W tym samym miejscu - poprawnie działa już rozliczanie według proporcji przypisu dla wspólnot wielobudynkowych.
Uwaga - użytkownicy portalu KartotekaOnLine
Proszę koniecznie zainstalować bieżącą (1610) i następną (1611) wersję systemu vDom.
W związku z zakończeniem dodawania nowych funkcjonalności do portalu, poprawna transmisja będzie wymagała ww wersji.
Planujemy uruchomienie nowej wersji do środy, 13 kwietnia. Oczywiście zostaniecie Państwo powiadomieni odrębnym mailem.
1609
1. Wszystkie dokumenty korygujące, wystawiane zarówno z modułów Czynsze jak i Koszty dla M. St. Warszawy uwzględniają zmiany dotyczące Nabywcy/Odbiorcy, tak jak wcześniej dokumenty obciążeniowe.
2. Istotnie rozbudowany został moduł obsługi wywozu nieczystości czyli SWN_Warszawa:
1608
1. Poprawka w tworzeniu formularzy CIT. Przy tworzeniu CIT-8/O kwota przychodu zwolnionego (prawidłowa) wpisywana była w pole 8 (jak w ubiegłym roku) zamiast 24 (jak być powinno dla wspólnot mieszkaniowych)
2. Ponieważ istnieją rozbieżności pomiędzy zarządcami co do rodzaju dokumentu korygującego przy rozliczeniu świadczeń (nota czy rachunek korygujący) - każdy może to sobie ustawić dla każdej wspólnoty odrębnie (moduł CzynszeWspólnotyPopraw)
3. Poprawiona została funkcjonalność tworzenia faktur korygujących VAT z rozliczeń mediów.
4. Ponieważ otrzymałem sygnały, że część zarządców przy drukowaniu rozliczenia rocznego kosztów wysyła właścicielom rozliczenie z saldem na bieżący (czyli 2016) rok BEZ księgowania dokumentu rozliczeniowego, uwzględniłem taką sytuację.
16.07
1. CIT-8. Dostępna jest już aktualna wersja formularza CIT8, czyli (23). W ubiegłym roku formularz ten był dostępny zarówno w starej, 16-bitowej wersji FormularzeIPS jak i poprzez moduł eCIT, z możliwością wysyłki drogą elektroniczną z podpisem kwalifikowanym. W tym roku formularz można generować wyłącznie w ten drugi sposób. Wszystkich chętnych do nabycia licencji IPS na formularz poprzez naszą firmę proszę o jak najszybszy kontakt (oczywiście licencje można kupować też bezpośrednio od firmy IPS). Licencję na moduł obsługi elektronicznej wersji formularza eCIT-8 w systemie vDom można zamówić w dowolnej chwili, po otrzymaniu zamówienia wysyłamy mail z kluczem aktywacyjnym. Oczywiście moduł ten pozwala także na wydruk deklaracji, jeśli ktoś nie musi lub nie chce wysyłać jej drogą elektroniczną.
2. W celu ułatwienia życia opcja wydruku zaliczki miesięcznej/kwartalnej na CIT dostępna jest w operacjach grupowych - nie musimy generować z każdej wspólnoty oddzielnie.
3. W Kosztach kalkulację wody ryczałtowej można sporządzić za wybrany okres.
4. W portalu KartotekaOnLine prezentowane są dodatkowo:
6. Przy drukowaniu list do głosowania można opcjonalnie powtarzać wybrany tekst na każdej stronie
7. W opcji Historia/korekta można zmienić typ lokalu z wyodrębnionego na pożytek i odwrotnie. Dotyczy to oczywiście korygowania błędu przy wprowadzaniu lokalu. System automatycznie wygeneruje odpowiedni dokument przeksięgowujący.
8. W module Finanse, w operacjach na dokumentach pojawił się przycisk "Storno kosztów". Przydaje się, jeśli musimy zmienić dekretację kosztów z zaksięgowanego dokumentu. Funkcja tworzy nowy dokument, stornujący pozycje kosztowe.
oraz sporo drobnych modyfikacji, ułatwiających życie.
16.06
1. Zmiana dotyczy całości systemu. Po najechaniu myszką na przycisk zamiast pogrubienia jego nazwy zmienia się jej kolor. Taka metoda uspakaja ekran w czasie pracy i nie powoduje reformatowania nazwy, przez co praca jest mniej męcząca dla oczu.
2. Moduł Koszty: możliwość wyłącznie w trakcie wydruku rozliczenia rocznego właścicieli wyszukiwania powiązanych z lokalami garaży. Jeżeli na danej wspólnocie nie występują takie garaże, można wyłączyć ich wyszukiwanie, co bardzo znacznie podnosi szybkość działania tego zestawienia.
3. Czynsze - możliwość zmiany (w historii i korekcie) typu lokalu z pożytku na wyodrębniony - dotychczas możliwa była tylko zmiana z wyodrębnionego na płatnika i odwrotnie. Funkcja tworzy od razu dokument przeksięgowujący obroty na właściwe konta.
4. Koszty - w planach gospodarczych można przenieść do Excela zarówno dekrety związane z wybraną pozycją planu jak i wszystkie związane z całym planem
5. Finanse - przy eksporcie do Excela dekretów można pobrać je jednocześnie z wybranego przedziału kont, nie tylko z jednego.
6. Uwaga! Do portalu KartotekaOnLine przekazywane są dodatkowe dane związane z naliczeniami (o czym szerzej w następnym mailu) - wszyscy użytkownicy portalu muszą zainstalować tą wersję przed 21 lutego, kiedy zostaną włączone nowe funkcje na portalu.
16.05
Uwaga CIT-8. Ponieważ wszyscy o to pytają, odpowiadam wszystkim:Obowiązek składania przez zarządców formularza CIT-8 drogą elektroniczną z podpisem kwalifikowanym egzekwowany jest, według informacji od zarządców, w większości urzędów skarbowych.
1. Kolejna rozbudowa "Zestawienia wszystkich rozliczeń" w module Czynsze. Można wybrać odrębny zakres dat dla każdego typu rozliczeń (wodomierze, ciepłomierze,pozostałe rozliczenia) odrębnie. Pozwala to na przykład na jednym wydruku umieścić rozliczenia roczne CO a tylko ostatni kwartał wodomierzy. Dodatkowo uporządkowany został wydruk rozliczenia na dole. Funkcja ta wydaje się dla większości zarządców zastępować klasyczne rozliczenia świadczeń z modułu Koszty, choć ich oczywiście nie umożliwia. W tym kierunku zmierza cały system w zakresie rozliczeń.
2. W obsłudze wszystkich liczników (wodomierze, ciepłomierze i pozostałe) dodana została opcja grupowej zmiany daty odczytu - bardzo przydatne, gdy ktoś błędnie wprowadził cały arkusz.
3. Drobiazg, ale bardzo ułatwia życie. Przy przechodzeniu pomiędzy latami automatycznie zmienia się domyślny, proponowany zakres dat tak, aby pasował do aktualnie wybranego roku.
4. Ponieważ wzrasta różnorodność sposobów rozliczeń świadczeń wprowadziliśmy zapisywanie ostatnio stosowanych ustawień dla każdego operatora odrębnie - czyli jeden drugiemu nie będzie przestawiał ustawień domyślnych. Na razie dotyczy to:
w module Czynsze: rozliczenia wodomierzy, rozliczenia ciepłomierzy
w module Koszty: sprawozdania wspólnoty, rozliczenia rocznego właścicieli i płatnika, definicji kont przychodów.
Jeżeli jeszcze gdzieś by się przydało - proszę o sygnał.
5. Podnieśliśmy poziom zabezpieczeń portalu KartotekaOnLine instalując nowe certyfikaty. Logując się na https://KartotekaOnLine.pl zobaczycie Państwo zieloną kłódkę przy adresie - tak, jak na stronach bankowych.
16.04
1. Przede wszystkim zakończona została procedura rozliczania byłych właścicieli we wszystkich modułach.
2. Dla ułatwienia życie w module Czynsze, w opcji Byli właściciele pojawiła się funkcja automatycznego przeksięgowania obrotów byłego właściciela na jego nowe konto.
3. Prz
1708
1. Finanse - słownik schematów dekretów. Można usunąć całość, przydaje się, jeśli chcemy ujednolicić wszystkie finansówki na podstawie wzorcowego.
2. Zestawienie przypisu wspólnoty - rozliczenia mediów są kwalifikowane na podstawie daty końca rozliczenia. Poprzednio były na podstawie daty dokumentu, co powodowało bałagan w przypadku rozliczeń księgowanych w innym roku.
3. Poprawiony został wydruk dokumentu korygującego dla płatnika, generowanego z "Zestawienia wszystkich rozliczeń" - jest krótszy i wygodniejszy.
4. Poprawiony został wydruk "Ustalenia zaliczki" z modułu Koszty.
5. Zaktualizowano tworzenie deklaracji VAT-7 (VAT odwrócony)
6. Do "Operacji grupowych" w module Finanse doszło drukowanie rejestru chronologicznego dla zakresu wspólnot.
oraz wprowadzono stertę drobnych poprawek dotyczących wyglądu wydruków.
1707
1. Okazało się, że zdecydowana większość piszących do nas naszych Klientów woli podawać zużycie wody przy rozliczeniach ryczałty - więc nie dyskutujemy i przywracamy.
2. Dla wspólnot - płatników VAT w module Czynsze/Transfer opcja "Export rejestru VAT". Rejestr przenoszony jest do modułu Finanse i stamtąd dostępny. W następnej wersji (1708) zniknie możliwość jego wydruku z modułu Czynsze oraz możliwość tworzenia pliku JPK - wszystko w module Finanse
3. W module Koszty poprawka dotycząca salda końcowego właściciela przy odrębnych kontach roszczeń - działa już tak, jak w module Czynsze - czyli dobrze.
1706
1. Istotna zmiana przy rozliczaniu ryczałtowego zużycia wody - podajemy całkowitą KWOTĘ kosztów zamiast zużycia wody w m3. W efekcie rozliczenie jest znacznie dokładniejsze i nie powstają różnice wynikające z zaokrągleń.
2. W formularzach CIT8 została prawidłowo uwzględniona sytuacja straty na dochodzie zwolnionym i zysku na opodatkowanym.
3. Jak poprzednio (1705) w module Czynsze, tak obecnie w module Koszty poprawka dotycząca wielokrotnych zmian właściciela lokalu w ciągu roku - system prawidłowo obsługuje takie sytuacje, poprzednio akceptował tylko jedną zmianę
1705
1. Poprawka dotycząca wielokrotnych zmian właściciela lokalu w ciągu roku - system prawidłowo obsługuje takie sytuacje, poprzednio akceptował tylko jedną zmianę
2. Pole "Poczta" w formularzu CIT8 - proszę pamiętać o jego wypełnieniu
3. W wydrukach planów gospodarczych możliwość zaokrąglania wyliczonych stawek do pełnych groszy
4. Wydruk zapisów chronologicznych (moduł Finanse) z zakresu wspólnot
5. Usuwanie wybranego konta analitycznego z zakresu wspólnot
1704
1. Ponieważ już coraz częściej Państwo pytacie - w tej aktualizacji jest już obsługa aktualnych wersji formularzy CIT8 i VAT7
2. Uporządkowany został wydruk zestawienia wszystkich rozliczeń w przypadku uwzględniania ryczałtowych rozliczeń wody.
1703
Tylko dwie modyfikacje, ale widać potrzebne
1. W przypadku rozliczania wspólnot z licznikami i odlicznikami wody ogrodowej, można stosować różną cenę zimnej wody na zwykłych wodomierzach i wodzie ogrodowej
2. W rejestrach zakupu i sprzedaży VAT opcja usuwania zakresu wpisów
1702
1. W module Finanse w opcji Aktualizacja dokumentu można zmienić datę pozycji dla wszystkich pozycji dokumentu jednocześnie. Przydaje się w przypadku błędnie wprowadzonych lub wygenerowanych dokumentów, jednak przypominam o należytej ostrożności.
2. Ułatwienie dla wspólnot likwidujących odrębne rozrachunki na funduszu remontowym: w module Finanse/Operacje grupowe nowa opcja "Przeksięgowania salda FR na konto podstawowe". Po jej uruchomieniu system utworzy dokument zerujący salda na konta FR i przenoszący je (po stronie Ma oczywiście) na konto podstawowe.
3. Przy tworzeniu pliku do HomeBanking'u jako domyślna data polecenia przelewu pojawia się data bieżąca zamiast terminu płatności faktury. Część banków ma kłopot z akceptacją przelewów z przyszłymi datami.
Nowe funkcje w portalu KartotekaOnLine:
4. Zarządca w opcji Administracja może jednym kliknięciem wysłać do wszystkich właścicieli wybranej wspólnoty wiadomość pojawiającą się bezpośrednio po zalogowaniu - nie sposób jej przegapić. Bardzo dobra metoda na informacje o terminach zebrań lub zmianach stawek.
5. Zarządy wspólnot uzyskały podgląd do raportów z głosowania - mogą na bieżąco śledzić proces oddawania głosów przez właścicieli.
1701
1. Ponieważ, jak się okazało wielu Zarządców ma dość niestandardowe terminy obciążeń wspólnot, w module Czynsze/Wspólnoty/Stawki/Grupowa zmiana stawek aktualnych można hurtem ustawić zarówno dzień obciążania jak i domyślne przesunięcie terminu wymagalności. Żeby uzyskać efekt "starej wersji" wystarczy ustawić dzień obciążenia na 10 a liczbę dni na 0.
2. Ponieważ stosowane było także przesunięcie daty wymagalności "na koniec miesiąca", wpisanie liczby 30 powoduje zawsze ustawienie daty wymagalności na ostatni dzień miesiąca, niezależnie od jego długości.
3. Można już obciążać i tworzyć dokumenty dla wspólnot VAT. W następnej wersji pojawi się opcja automatycznego tworzenia rejestru VAT w module Finanse.
4. Na życzenie Zarządców: module Finanse/System nowa opcja "Tworzenie roku archiwalnego". Przydaje się, jeśli założyliśmy finansówkę wspólnoty np. od roku 2015 a potem okazuje się, że musimy mieć także rok 2014.
1633
1. Zgodnie z zapowiedzią, od nowego roku istotne zmiany w koncepcji obciążania i tworzenia dokumentów dla właścicieli, płatnika i pożytków. I tak:
Dla właścicieli i płatnika
- Na wspólnocie (opcja "Stawki") użytkownik wybiera dzień miesiąca, na który będzie następowało obciążenie i tworzenie dokumentów dla płatnika i właścicieli. Domyślnie będzie to 1 dzień miesiąca, proponuję tak pozostawić.
- W tym samym miejscu użytkownik poda przesunięcie (w dniach) terminu wymagalności. Domyślnie będzie to 9 plus dotychczasowo zdefiniowane przesunięcie, żeby zachować istniejące ustawienia. Liczba ta będzie zależała oczywiście od regulaminu wspólnoty. Czyli, jeśli regulamin nic nie mówi o zmianie terminu, obciążenie nastąpi na 1 dzień miesiąca z terminem wymagalności 10 dzień miesiąca (lub 11/12, jeśli 10 wypada w dzień wolny od pracy).
- Przy obciążaniu wspólnoty oraz tworzeniu dokumentów obciążeniowych system wymaga wyboru miesiąca a nie daty, data zostanie ustalona na podstawie danych zapisanych na wspólnocie. Na tej samej podstawie zostanie wyliczony termin płatności dla właścicieli.
- Dla pożytków będzie ustalić indywidualny termin płatności (w zależności od umów z podmiotami).
Dla pożytków
- W opcji "Lokale/Popraw" na zakładce "Lokal" pojawił się przycisk "Terminy obciążania i tworzenia dokumentów". Po jego naciśnięciu możemy ustalić (dla tego pożytku) dzień miesiąca, na który będzie następowało obciążenie i tworzenie dokumentów. Domyślnie będzie to 1 dzień miesiąca.
- W tym samym miejscu podajemy przesunięcie (w dniach) terminu wymagalności. Domyślnie będzie to 9 dni.
- Uwaga. W tym samym miejscu można wybrać miesiące, w których nastąpi obciążenia i tworzenie dokumentu dla tego pożytku. Domyślnie zaznaczone są wszystkie. Bardzo wygodna funkcja w przypadku, kiedy fakturujemy pożytek w okresach innych, niż miesięczne, np. co kwartał.
2. Dla zwiększenia czytelności, wszystkie pola wyboru (checkbox) po zaznaczeniu są pogrubione - łatwiej się pracuje zwłaszcza na ekranach z dużą liczbą opcji do wyboru.
Uwaga - dotyczy TYLKO wspólnot VAT. W przyszłym tygodniu pojawi się wersja (1701), w której wszystkie operacje z modułów Czynsze i Koszty automatycznie tworzą rejestr sprzedaży VAT w module Finanse. Ułatwi to uzgadnianie i raportowanie dotyczące tego podatku, jednocześnie umożliwi tworzenie plików JPK. Proszę wstrzymać się z wykonywaniem pierwszego obciążenia za rok 2017 do jej zainstalowania.
No i oczywiście udanego Nowego Roku 2017
1632
1. System uniemożliwia zalogowanie się kolejnych użytkowników, jeśli uruchomiona jest aktualizacja do nowej wersji.
2. W przypadku garaży dowiązanych do lokalu, w powiadomieniach oraz w portalu KartotekaOnLine nazwy składników przypisu związanych z garażem uzupełnione są o numer lokalu (garażu), co zwiększa czytelność dla właścicieli.
3. Wydruki z modułu Czynsze/Wspólnoty zostały uzupełnione o nazwę skróconą - czasem jest to wygodniejsze niż sam adres.
4. W module Finanse zablokowana została możliwość wprowadzania dokumentów do zamkniętych okresów.
5. Przy wydrukach not z rozliczenia wody dane są pobierane z danych do faktur lokalu.
1631
1. Na skutek coraz liczniejszych zgłoszeń, wprowadziliśmy nowy typ licznika: odlicznik wody ogrodowej. Różnica w działaniu jest następująca:
zwykły licznik wody ogrodowej: zużycie na liczniku jest doliczane do całkowitego zużycia w zakresie zimnej wody, bez doliczania ścieków (czyli licznik zamontowany jest równolegle do pozostałych wodomierzy)
odlicznik wody ogrodowej: zużycie na liczniku jest odliczane od całkowitego zużycia ścieków, bez korygowania zimnej wody (czyli licznik jest zamontowany szeregowo, za wodomierzem zimnej wody)
2. Rozliczanie ryczałtów ZW/CW można przeprowadzić odrębnie dla lokali mieszkalnych i użytkowych
3. W konsekwencji istnienia liczników wody ogrodowej pojawiła się możliwość rozliczania ryczałtów z inną ilością całkowitej wody i ścieków.
1630
1. Zgodnie z zapowiedzią, uruchomiona jest już pełna funkcjonalność rozliczania wszystkich świadczeń z modułu Czynsze.
2. W ramach zwiększenia czytelności, pozycje w menu systemu zostały pokolorowane tak, aby grupować związane ze sobą pozycje. Kolory należy traktować jako tymczasowe, ulegną one zmianie razem z całą nową szatą graficzną systemu, przewidzianą na luty 2017.
3. KartotekaOnLine: nowy, dużo wygodniejszy sposób wprowadzania głosów, możliwość wprowadzania głosu płatnika z automatycznym wyliczaniem jego udziału w momencie oddawania głosu. Przyjęliśmy zasadę, że jeśli (dla danej uchwały) głos płatnika został wprowadzony, lokale wyodrębnione po tej dacie nie mogą już oddać głosu.
4. KartotekaOnLine: ponieważ nie wszyscy używają Excel'a, format pliku xls raportu z głosowania został zmieniony tak, żeby można było otworzyć bez problemu także pakietami Open Office/Libre Office
1629
1. Uruchomiliśmy nowe, rozbudowane funkcjonalności wspomagające windykację:
- w trakcie wysyłania monitu (także mailem i SMSem) do historii windykacji zapisuje się nie tylko nagłówek ale również treść wysłanego pisma
- do listy działań windykacyjnych dopisywać można wszelkie informacje "z ręki" tworząc tym samym rejestr działań windykacyjnych
- historię można w każdej chwili wydrukować oraz otworzyć w arkuszu Excel'a
- dostęp do listy możliwy jest zarówno od strony pojedynczego lokalu (CzynszeKartotekiLokaleInfoCentrumWindykacja) jak i całej wspólnoty (CzynszeWindykacjaDziałania windykacyjne)
3. Ponieważ otrzymujemy od zarządców stosujących konta wirtualne sygnały o nowym pomyśle dzielenia wpłat na KZ iFR, w danych wspólnoty na zakładce "Konta bankowe" pojawiło się pole wyboru "Dzielić wpłatę nawet jeśli wykazywane jest wspólne sald". Obecnie działanie programu przetwarzającego wpłaty na konta wirtualne jest następujące:
- jeśli zaznaczona jest opcja "Właściciele wpłacają na dwa odrębne konta wirtualne" wpłata nie jest dzielona
- jeśli nie jest zaznaczona opcja "Odrębne salda z tytułu zaliczki i FR" i nie jest zaznaczona opcja "Dzielić wpłatę nawet jeśli wykazywane jest wspólne sald" wpłata nie jest dzielona
- w pozostałych przypadkach wpłata jest dzielona zgodnie z przypisem funduszu remontowego
1628
1. Jak pisaliśmy w poprzednim mailu:
Wszystkie rozliczenia z modułu Czynsze księgowane są z terminem wymagalności, podawanym przy ich tworzeniu - znika więc opcja "Dni karencji" przy ich księgowaniu.
2. Funkcja "Test zgodności obrotów" została napisana od początku i pozwala na szybkie i pewne wyszukanie rozbieżności pomiędzy obrotami Czynsze/Finanse, wynikające zazwyczaj z ręcznego księgowania po stronie Wn na kontach właścicieli w module Finanse.
3. Ponieważ coraz częściej przejmujecie Państwo od konkurencji wspólnoty już posiadające wygenerowane konta wirtualne z nieprzemyślanymi schematami budowy konta wirtualnego, moduł przetwarzania wpłat został przebudowany tak, aby prawidłowo księgować każde poprawne (z punktu widzenia standardu IBAN) konto, niezależnie od jego schematu. Mówiąc prościej, niezależnie w jakim programie zostało wygenerowane uprzednio, w naszym systemie i tak się prawidłowo zaksięguje.
UWAG (dotyczy wspólnot VAT): ponieważ z przyczyn historycznych (rok 2011 i perturbacje z VATem we wspólnotach) w systemie działają dwa mechanizmy naliczania VATu: od brutta w naliczeniach (żeby w ciągu roku 2011 nie trzeba było zmieniać) oraz od netta w rozliczeniach, w przyszłym roku ujednolicamy system. W ostatniej tegorocznej wersji, która pojawi się w III dekadzie grudnia, wszystkie naliczenia VAT będą od netta (czyli stawka podawana netto plus automatycznie naliczany VAT). W związku z tym system automatycznie przeliczy stawki ale należy pamiętać o ich sprawdzeniu i ew. wygenerowaniu nowych powiadomień - kwoty wynikowe mogą się różnić o zaokrąglenia.
1627
1. Wszystkie rachunki, noty, faktury, korekty księgowane są z terminem wymagalności wynikającym tylko i wyłącznie z terminu dokumentu - znika opcja "Dni karencji" przy ich księgowaniu. Istnienie tej opcji powodowało czasem spory bałagan, kiedy ktoś dodał lub co gorsza zapomniał dodać. W następnej wersji (1628) taka sama zasada zostanie wprowadzona do wszelkich dokumentów tworzonych w systemie (rozliczenia wody, ciepła...)
2. Dla wspólnot VAT: znikła opcja tworzenia faktur korygujących w trakcie tworzenia rozliczeń. Faktury korygujące tworzymy z nowej opcji "Tworzenie faktur korygujących VAT dla rozliczeń". W ten sposób otrzymujemy jedną FK dla wszystkich rozliczeń z danego dnia - wygodniejsze dla zarządcy i właściciela.
3. Uporządkowane nagłówki wszystkich dokumentów - znika opis "Drukowano dnia" który jest do niczego niepotrzebny i wprowadza zamęt.
4. Poprawiona została funkcja tworzenia korekt deklaracji śmieciowych dla Warszawy dla wspólnot wielobudynkowych.
Uwaga: Od nowego roku (czyli w ostatniej tegorocznej wersji, która pojawi się w III dekadzie grudnia) nastąpią poniższe zmiany w ustalaniu dat obciążeń i terminów wymagalności
- Na wspólnocie (opcja "Stawki") użytkownik wybiera dzień miesiąca, na który będzie następowało obciążenie i tworzenie dokumentów dla płatnika, właścicieli i pożytków. Domyślnie będzie to 1 dzień miesiąca.
- W tym samym miejscu użytkownik poda przesunięcie (w dniach) terminu wymagalności. Domyślnie będzie to 9 plus dotychczasowo zdefiniowane przesunięcie, żeby zachować istniejące ustawienia. Liczba ta będzie zależała oczywiście od regulaminu wspólnoty. Czyli, jeśli regulamin nic nie mówi o zmianie terminu, obciążenie nastąpi na 1 dzień miesiąca z terminem wymagalności 10 dzień miesiąca (lub 11/12, jeśli 10 wypada w dzień wolny od pracy).
- Przy obciążaniu wspólnoty oraz tworzeniu dokumentów obciążeniowych system będzie wymagał wyboru miesiąca a nie daty, data zostanie ustalona na podstawie danych zapisanych na wspólnocie. Na tej samej podstawie zostanie wyliczony termin płatności dla właścicieli.
- Dla pożytków można będzie ustalić indywidualny termin płatności (w zależności od umów z podmiotami).
- Termin wymagalności dla rozliczeń (wody, ciepła...) będzie ustalany w momencie ich tworzenia.
1626
1. Obsługa kont wirtualnych banku BGŻ BNP Paribas. Uwaga - to NIE są te same, co w "starym" BGŻ pliki, to zupełnie inny format.
2. W module FinanseDokumenty przy wydruku dokumentu pojawiła się opcja drukowania w formie polecenia księgowania (PK) - unikamy ręcznego tworzenia PK dla generowanych automatycznie dokumentów.
3. Z portalu KartotekaOnLine znika opcja ręcznego wczytywania plików z komputera lokalnego, z założenia wysyłka następuje zawsze automatycznie. Gdyby ktoś z Państwa korzystał jednak z opcji ręcznego ładowania plików, proszę o kontakt.
4. Poprawione i ujednolicone zostało nazewnictwo w wydrukach rozliczeń wody i zestawienia wszystkich rozliczeń.
1625
1. W ramach kontynuacji usprawnienia rozliczeń z poziomu modułu Czynsze, wydruki rozliczeń wody oraz zestawienia wszystkich rozliczeń zostały przebudowane w celu zwiększenia czytelności. W górnej części (czyli tam, gdzie podawane są stany liczników) drukujemy dla każdego licznika cenę i zużycie, ale bez kwoty kosztu. Uczytelnia to wydruk i jednocześnie rozwiązuje problem błędów zaokrągleń. W tej sytuacji z tej sekcji w sposób oczywisty znika informacja z list rozliczeniowych - będą widoczne tylko w drugiej sekcji - rozliczeń.
2. Ponieważ numery faktur dostawców są coraz dłuższe, pole na numer transakcji zostało wydłużone do 40 znaków - mamy nadzieję, że to już wystarczy. Jednocześnie przy księgowaniu dekretu na koncie rozrachunkowym system wymusza podanie numeru faktury - dotąd dopuszczalne było jego pominięcie, co powodowało bałagan w rozrachunkach.
3. W funkcji obliczania nowych norm ZW i CW pojawiła się możliwość wykonania operacji tylko dla ZW lub CW.
4. W opcji CzynszeLokalePoprawLiczniki pojawiła się funkcja wydruku liczników i wszystkich stanów (nie tylko ostatniego) - przydaje się do uzgodnień.
5. W celu uporządkowania wydruków raportów z systemu, wprowadzamy zasadę identyfikacji każdego wydruku stemplem "operator_data_czas" powtarzanym na każdej stronie wydruku. Funkcja ta zdecydowanie ograniczy możliwość pomyłki polegającej na pomieszaniu stron pochodzących z różnych wydruków. Zaczęliśmy od modułu Finanse, można to obejrzeć np. na wydrukach z planu kont. Docelowo dodamy taki stempel do wszystkich zestawień i raportów.
1624
1. Na początek najważniejsza: w tworzeniu list rozliczeniowych w module Czynsze podwyższona została dokładność obliczeń oraz wbudowany został algorytm rozliczania podanej kwoty "co do grosza" czyli z likwidacją zaokrągleń. Po wykonaniu rozliczenia system wylicza pozostałość wynikającą z zaokrągleń a następnie rozlicza ją, dodając po 1 groszu do kolejnych lokali, poczynając od pierwszego na liście. To kolejna zmiana z pakietu, idąca w stronę przeniesienia całości rozliczeń świadczeń do modułu Czynsze.
2. Z tego samego pakietu: przy rozliczaniu ryczałtów wody (czyli lokali nieopomiarowanych) można oprócz domyślnej metodyki (czyli proporcjonalnie do przypisu zaliczki) wybrać podział w proporcji do średniej liczby osób. Przydatne w sytuacjach, w których zaliczki były pobierane niezgodnie z liczbą osób.
3. W moduł Finanse wbudowany został mechanizm monitorowania wprowadzanych kwot. Na planie kont można zaznaczyć, którą stronę danego konta chcemy monitorować. W przypadku dostawców (czyli konta zespołu "2") oczywiście Ma, w przypadku kont kosztów Wn). Jeżeli w trakcie wprowadzania dekretu system rozpozna konto monitorowane, na formatce pod polem kwoty pojawi się przycisk "Pokaż historię", po naciśnięciu którego wyświetli się lista zapisów na tym koncie, dokonanych w obecnym i ubiegłym roku, z zaznaczoną najwyższą i najniższą z kwot. Dodatkowo, jeśli system uzna kwotę za "podejrzaną" - przycisk będzie miał kolor czerwony. Dla zainteresowanych: podejrzana kwota to taka, która jest różna od mediany kwot w historii o co najmniej 20%. Taka funkcjonalność pozwala na przykład na wychwycenie nagłego wzrostu zużycia wody lub energii na wspólnocie, sygnalizuje też ewidentną pomyłkę operatora co do kwoty lub konta. Polecamy stosowanie!
4. Przygotowujemy zmiany w portalu KartotekaOnLine związane z uwzględnieniem głosu oddanego przez płatnika oraz nową metodą wprowadzania głosów do portalu wysyłana jest informacja o dacie aktu notarialnego przy wyodrębnieniu lokalu. Prosimy o upewnienie się, czy w nowowyodrębnianych lokalach uzupełniacie Państwo tą datę.
1623
1. W ślad za elektroniczną deklaracją VAT-7 pojawiła się opcja generowania pliku kontrolnego JPK VAT (opcja FinanseBilanseJPK VAT). Co prawda wspólnoty obowiązek jego składania obejmie dopiero w 2018 roku (no, chyba że coś się zmieni w międzyczasie...) ale ponieważ niektórzy z Państwa stosują nasz system FK do obsługi własnych firm - tu czas startuje już od stycznia 2017.
2. W module Finanse pojawiła się możliwość dowolnie długiego opisu każdego dekretu (przy dodawaniu i edycji dekretu przycisk "Dodatkowy opis"). Oprócz modułu Finanse opis ten jest widoczny wszędzie tak, gdzie jest to potrzebne, zwłaszcza w module Koszty)
3. Najważniejsza nowość tej wersji. Pojawiła się możliwość prowadzenia dowolnej liczby kont rozrachunkowych dla właściciela w zakresie roszczeń. Obroty na wszystkich kontach są sumowane we wszystkich zestawieniach i raportach, natomiast w InfoCentrum można szczegółowo przeanalizować wszystkie zapisy. Tworzymy dodatkowe konta ręcznie, w module Finanse wg wzoru: 207-XX0023 czyli jeżeli syntetyką roszczeń jest 207 a identyfikator właściciela to 23, wówczas możemy tworzyć konta 207-000023, 207-010023, 207-020023,...,207-990023. Pozwala to na dużą wygodniejszą analizę sytuacji w przypadku wielu spraw jednego właściciela.
4. W opcji FinanseOperacje grupowe nowy przycisk, umożliwiający "hurtowe" otwierania dokumentów w wybranym zakresie wspólnot
5. Przy ręcznym wprowadzaniu rozliczeń wodomierzy można dodać do takiego rozliczenia ubytki - przydaje się, gdy takie rozliczenie jest korektą błędnie wykonanego lub zareklamowanego.
6. Przy wprowadzaniu nowego konta jego nazwa jest automatycznie przepisywana do pełnych danych kontrahenta.
7. W KartotekaOnLine nowa, bardzo przydatna funkcja. Po zalogowaniu się jako zarządca, w opcji "Administracja" po wyborze konkretnego lokalu można wysłać komunikat, który zostanie wyświetlony temu właścicielowi przy logowaniu się do portalu. Przydatne zwłaszcza w sytuacji, kiedy nie mamy aktualnych danych kontaktowych człowieka - a z naszego portalu korzystają dość często - średnio w miesiącu loguje się na KartotekaOnLine.pl ponad 20 000 osób.
1622
1. W związku coraz większą liczbą wspólnot płatników VAT, zmianą deklaracji VAT-7 oraz koniecznością dostarczania jej w formie elektronicznej, zaimplementowaliśmy wydruk i wysyłkę tego formularza. Do jej utworzenia i wysłania niezbędny jest moduł eCIT (obsługujący dotychczas jedynie formularz CIT-8) oraz licencja na formularz VAT-7 z firmy IPS
2. W module deklaracji śmieciowych Warszawa uwzględniono przypisanie wspólnoty do operatora.
1621
1. Najważniejsza zmiana: wprowadzona została obsługa deklaracji śmieciowych w Warszawie dla wielobudynkowych wspólnot (i spółdzielni mieszkaniowych) - automatyczne tworzenie deklaracji i załączników A-M i A-ZW. Uwaga. liczba osób jest dla każdego budynku pobierana automatycznie z systemu, natomiast liczby wywozów pojemników dla lokali użytkowych należy samodzielnie wprowadzić na poszczególne budynki pamiętając, by łączna i liczba zgadzała się z liczbą podaną na wspólnocie.
2. Arkusz odczytów wodomierzy nie dopuszcza wprowadzenia odczytów na okres, w których chociaż jeden licznik był rozliczany.
3. W drukowaniu monitów można wymusić brak rozbicia na koszty zarządu i fundusz remontowy, nawet jeśli wspólnota prowadzi odrębne rozrachunki.
1620
1. W module Finanse wprowadzono możliwość zmiany kodowania polskich liter w plikach z przelewami do bankowości elektronicznej. Niektóre banki wymagają innego, niż standardowy Elixir (czyli CP-852) kodowania. Ustawiamy w opcji System/Preferencje. Oczywiście, jeśli wszystko działa dotychczas poprawnie, nie musimy nic zmieniać.
2. W module Finanse w opcji Raporty/Zestawienie obrotów i sald można zamiast drukować wyeksportować je do Excela.
3. W Czynsze/Wspólnoty widać nazwę skróconą - łatwiej w ten sposób wyszukać.
4. W rozliczeniach zbiorczych wodomierzy na życzenie prezentowane jest wspólne saldo dla wszystkich rozrachunków - jest to czytelniejsze, niż każde z osobna. Dodatkowo, można uwzględnić saldo z tytułu rat i roszczeń.
5. Przy imporcie stanów i liczników z arkuszy Excel pojawił się przycisk, umożliwiający filtrowanie tylko błędnych odczytów.
1619
1. Nowa deklaracja śmieciowa dla Warszawy (obowiązuje od 1 sierpnia 2016): dodano drugą osobę (imię i nazwisko) do jej podpisywania
2. Plik JPK VAT - dla wszystkich, którym jest to już potrzebne system tworzy (CzynszeObrotyJPK VAT) Jednolity Plik Kontrolny VAT zgodnie z aktualnie obowiązującym schematem MF
3. Poprawiono wiele drobiazgów takich, jak przeskakiwanie w tabeli dokumentów i korekt kursora po edycji dokumentu lub jego usunięciu, poprawiono czytelność wydruku zestawień zużycia mediów, pojawiła się opcja wysyłki zużycia ciepła do arkusza Excel i wiele innych drobiazgów.
1618
1. Nowa deklaracja śmieciowa dla Warszawy (obowiązuje od 1 sierpnia 2016). Trzy uwagi:
- jeżeli zamierzacie państwo drukować deklaracje w starej wersji (czyli w tym tygodniu) proszę do tego czasu NIE instalować aktualizacji
- zwracam uwagę, że zmieniła się lista podmiotów składających deklarację (sekcja C1). Proszę dokonać stosownej zmiany w systemie
- opublikowana została elektroniczna wersja deklaracji, czyli specyfikacja pliku xml. Na razie nie ma informacji technicznej dotyczącej przekazywania takiej wersji do urzędu. Zadaliśmy formalne zapytanie o to, jak tylko okaże się, że funkcjonalność istnieje i działa, przygotujemy w systemie
3. Poprawiona został funkcjonalność wysyłki mailem zestawienia rozliczeń świadczeń z modułu Czynsze
1617
W związku z wprowadzeniem nowej deklaracji wywozu odpadów komunalnych - już jest w systemie. Uwaga - na razie tylko dla wspólnot jednobudynkowych, w przyszłym tygodniu postaramy się uruchomić dla wielobudynkowych.
1616
1. Przy naliczaniu odsetek (moduł Czynsze, obie metody) system uwzględnia zakres dat do obowiązywania odsetek z pustą datą końcową, czyli zapis "2016.01.01" do " . . " oznacza każdą datę od 2016.01.01 wzwyż
2. W Tabeli wiekowania należności, w liście odsetek pojawiło się filtrowanie według identyfikatora
3. W tym samym miejscu nowa opcja - "Przelicz kwoty". Pozwala na powtórne przeliczenie NIEZAKSIĘGOWANYCH kwot odsetek, jeśli zostały naliczone przy błędnej bądź niekompletnej tabeli odsetkowej
4. Przy podziale na dni (wykup w trakcie miesiąca) można wybrać numer składnika który NIE będzie podlegał podziałowi - zazwyczaj dotyczy to opłaty śmieciowej, której nie płaci developer
5. W module Koszty Rozliczenie okresowe płatnika można wykonać na przedziale wspólnot
1615
Wpłaty na konta wirtualne.
1 Uporządkowaliśmy i ułatwiliśmy posługiwanie się tą funkcją:
a) w module Czynsze/Wspólnoty dla każdej wspólnoty (zakładka "Konta bankowe") trzeba zdefiniować, czy właściciele wpłacają na jedno konto wirtualne całość zaliczki czy odrębnie koszty zarządu i świadczenia oraz fundusz remontowy na dwa różne konta
b) wstępnie pole to zostało ustawione następująco: jeżeli system wykrył w lokalach danej wspólnoty wygenerowane dwa konta wirtualne, na wspólnocie ustawiona została informacja, że właściciele wpłacają na dwa odrębne konta, w pozostałych przypadkach - na jedno.
c) po wprowadzonych zmianach przy przetwarzaniu wpłat nie trzeba już decydować, czy system ma dzielić wpłaty.
d) to samo przy tworzeniu kont wirtualnych
2. Przy okazji wbudowaliśmy funkcję automatycznego tworzenia kont wirtualnych przy dodawaniu lokalu wyodrębnionego lub pożytku oraz przy zmianie typu z lokalu płatnika na lokal wyodrębniony. Dzięki temu operator nie musi już pamiętać o konieczności wygenerowania konta dla nowych właścicieli.
KartotekaOnLine.
3. W celu usprawnienia zbierania głosów obiegiem poprzez KoL, dodana została bardzo wygodna (mamy nadzieję) dla zarządców funkcja przypominania o konieczności oddania głosu osobom, które dotychczas tego nie zrobiły. Pomysł polega na tym, aby takim osobom wysłać maila z informacją od zarządcy z zamieszczonym dodatkowo linkiem do bezpośredniego zalogowania się do KoL, bez konieczności pamiętania loginu i hasła. Jako uwierzytelnienie zastosowaliśmy potwierdzenie kodem SMS, jak w większości systemów bankowości elektronicznej. W celu uruchomienia tej funkcji należy:
a) zainstalować bieżącą (1615) wersję systemu vDom
b) uzupełnić w danych właściciela lokalu nr telefonu komórkowego oraz adres e-mail.
c) założyć konto na bramce do wysyłki SMS https://www.smsapi.pl/ oraz zasilić je odpowiednią kwotą (koszt wysyłki jednego SMSa to 0,07 zł brutto)
d) po zalogowaniu się do KoL na konto administratora (czyli login xxxx-0-0) w zakładce "Administracja" należy podać swój login i hasło do bramki SMS
e) w zakładce "Głosowania", po wybraniu wspólnoty pojawi się opcja "Powiadom niegłosujących"
f) po jej wybraniu wpisujemy temat i treść maila, który zostanie wysłany do właścicieli, którzy nie oddali głosu. Uwaga! Należy dodać informację, że na podany link można się zalogować w ciągu 48 godzin (ze względów bezpieczeństwa)
g) po wysłaniu maili pojawi się tabela z identyfikatorami i adresami, na które mail został wysłany
Odbiorca maila zobaczy wpisany tekst a pod nim link "Szybkie logowanie do Kartoteki OnLine". Po jego kliknięciu zostanie przeniesiony na stronę logowania, na której widać już wpisany login oraz przycisk "Wyślij SMS". Po jego naciśnięciu właściciel otrzymuje SMSa z treścią "[Kol} Kod SMS: xxxx" gdzie xxxx to czterocyfrowe hasło do wpisania na stronie. Po jego prawidłowym wpisaniu właściciel znajduje się na swoim koncie w portalu KoL, od razu w zakładce "Głosowania".
W razie jakichkolwiek pytań co do tej funkcji - proszę o kontakt.
1614
1. Liczniki (wodomierze i pozostałe) możliwość wprowadzania arkusza stanów tylko dla wybranego typu i rodzaju lokali
2. Obsługa wpłat na konta wirtualne w banku Millenium
3. W module Czynsze/Obsługa utworzonych dokumentów możliwość wydrukowania dokumentu zbiorczego dla właścicieli wielu lokali (decyduje nr NIP)
4. W module Czynsze/Zestawienie przypisu składnika możliwość wyfiltrowania tylko tych tych lokali, dla których wartość przypisu wybranego składnika zmieniała się w zadanym okresie
5. W module "śmieciowym" dla Warszawy zmiana sposobu wyliczania kwoty należności na wydruku listy - zawsze pokazywane są wartości aktualnie wyliczane na podstawie danych o osobach i lokalach.
6. Na ekranie logowania wykrywanie i sygnalizacja włączonego klawisza "Caps Lock" - przypominamy, że w haśle system odróżnia małe i wielkie litery
7. W module Czynsze/Obsługa utworzonych dokumentów zmienione zostały całkowicie mechanizmy wyświetlania i filtrowania danych. Ponieważ zdarzają się przypadki kilkunastu tysięcy dokumentów w ciągu roku, dotychczasowe metody okazały się niewystarczające. W rezultacie zniknęło z formatki okienko pokazujące na bieżąco pozycje dokumentu, można je podejrzeć po kliknięciu przycisku "Pokaż pozycje" bądź po prostu po podwójnym kliknięciu na dokumencie.
8. Zmiana w zakresie filtracji i wyszukiwania dotyczy faktur korygujących, jednak tam, ze względu na znacznie mniejsze ilości dokumentów pozostawiliśmy podgląd pozycji w oknie.
9. Formularze obsługi wspólnot (dodawanie i aktualizacja) zostały podzielone na karty (tak, jak Lokale) i uporządkowane - teraz po prostu wygodniej się pracuje.
1613
1. Po zmianie nazwiska/nazwy właściciela lokalu następuję automatyczna zmiana danych do faktur/not.
2. W module wysyłki poczty elektronicznej uwzględnione zostały wymagania serwerów poczty dotyczące kodowania przesyłek.
3. W module Finanse domyślny zakres dat zakres dla lat archiwalnych to zawsze cały rok.
4. W module Czynsze w opcji Lokale/Zestawienia nowy eksport do Excela: lokale wraz z pomieszczeniami przynależnymi (garaże, komórki) ułatwia sprawdzenie poprawności przypisania tych elementów do lokalu.
5. Na liście potwierdzenia odbioru pojawiła się kolumna "Data odebrania"
6. Możliwość wysyłki mailem not i faktur
7. Ponieważ (jak widać) rozbudowujemy komunikację poprzez maile, wprowadziliśmy przy właścicielu lokalu odrębne kategorie (pola) wyboru co do sposobu doręczania dokumentów:
Wydruki
a) zwykła korespondencja
b) faktury, powiadomienia i rozliczenia
c) książeczki opłat
Monity i wezwania do zapłaty drukują się zawsze.
MaileDomyślnie wszystkie pola są ustawione na Tak (czyli drukować i wysyłać).
a) zwykła korespondencja
b) faktury, powiadomienia i rozliczenia
c) monity i wezwania do zapłaty
8. Ponieważ otrzymujemy liczne zapytania o status wspólnot mieszkaniowych w kontekście JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego), kilka informacji:
a) w naszym rozumieniu (popartym Interpretacją ogólną MF z 21 czerwca 2011) wspólnota jest mikroprzedsiębiorstwem w zakresie ustawy o JPK
b) z powyższego wynika, że wspólnoty mieszkaniowe zobowiązane są do wdrożenia JPK w zakresie Rejestr VAT i Faktury VAT od 2018.01.01, w pozostałym zakresie od 2018.07.01
c) generator plików JPK będzie odrębnym modułem systemu vDom
1612
1. Całkowicie nowa funkcjonalność wysyłki maili. UWAGA - należy ponownie skonfigurować parametry poczty w Zarządzanie systememKonto główne poczty elektronicznej. Jeżeli było już zdefiniowane, program przekoduje uprzednio podane dane do nowego formatu, należy jedynie w razie potrzeby zaznaczyć opcję "Szyfrowanie SSL". Jeżeli konto używa szyfrowania TLS (np. Gmail) NIE zaznaczamy powyższej opcji. Obecnie funkcja mailowania pozawala na:
Obsługę serwerów połączeniem szyfrowanym, zarówno TLS jak i SSL
Wpisanie w lokalu kilku kont poczty elektronicznej (wpisujemy je rozdzielając przecinkiem bądź średnikiem, inne znaki są niedozwolone)
Każdy mail zawiera zarówno temat, jak i treść, co daje porządniejszą i bardziej czytelną korespondencję
Każdy mail jest zapisany do historii wysyłki. Można ją przejrzeć i podejrzeć każdy załącznik
Dla zainteresowanych: pliki załączników w formacie .pdf zapisywane są w folderze CKDBF_MLMails, ich nazwa zawiera identyfikator wspólnoty, lokalu oraz datę i czas utworzenia pliku
2. W związku ze nowelizacją ustawy o podatku od nieruchomości, w opcji CzynszeLokaleWydruki pojawił się wydruk informacji o udziale właściciela w częściach wspólnych budynku.
1611
Całość zmian dotyczy portalu KartotekaOnLine
1. Najważniejsza zmiana: zapisy na koncie właściciela prezentowane są tak, jak w systemie vDom, czyli z opisami poszczególnych pozycji identycznymi z systemem. Bardzo poprawia to czytelność, zwłaszcza po zaksięgowaniu wielu rozliczeń.
2. W widoku rozrachunków kwota "Należność" została podzielona na dwie kolumny "Zaliczka" i "Korekty". W kolumnie "Zaliczka" prezentowane są kwoty zaliczek miesięcznych, w kolumnie "Korekty" kwoty rozliczeń, korekta zaliczki, przeksięgowań. Odpowiada to układowi kolumn w systemie vDom zarówno na ekranie jak i w wydruku specyfikacji.
3. Poprawiona została czytelność i estetyka ogłoszeń dla wspólnot. Dodany też został wiersz tytułu wiadomości (poprzednio jako tytuł wyświetlana była pierwsza linijka tekstu wiadomości)
4. Wprowadzono drobne zmiany graficzne, poprawiające czytelność portalu
5. Mechanika i grafika portalu została dostosowana do najnowszych zmian w przeglądarkach Chrome i Firefox
Uwaga: zalecamy WYŁĄCZENIE dodatku "AdBlock" na stronach portalu. Jego "nadgorliwość" powoduje blokowanie części treści naszej strony - zapewniamy, że nigdy na KartotekaOnLine nie pojawiają się ani nie będą pojawiać w przyszłości jakiekolwiek reklamy.
1610
1. Przy tworzeniu list rozliczeniowych (CzynszeRozliczenia ciepłomierzy i innych licznikówLista rozliczeniowa) można pomijać zaliczkę. Przydaje się bardzo przy tworzeniu rozliczeń korygujących, zmiany cen już rozliczonych itd.
2. W tym samym miejscu - poprawnie działa już rozliczanie według proporcji przypisu dla wspólnot wielobudynkowych.
Uwaga - użytkownicy portalu KartotekaOnLine
Proszę koniecznie zainstalować bieżącą (1610) i następną (1611) wersję systemu vDom.
W związku z zakończeniem dodawania nowych funkcjonalności do portalu, poprawna transmisja będzie wymagała ww wersji.
Planujemy uruchomienie nowej wersji do środy, 13 kwietnia. Oczywiście zostaniecie Państwo powiadomieni odrębnym mailem.
1609
1. Wszystkie dokumenty korygujące, wystawiane zarówno z modułów Czynsze jak i Koszty dla M. St. Warszawy uwzględniają zmiany dotyczące Nabywcy/Odbiorcy, tak jak wcześniej dokumenty obciążeniowe.
2. Istotnie rozbudowany został moduł obsługi wywozu nieczystości czyli SWN_Warszawa:
- Przy uzupełnianiu danych wspólnoty można zapisać wszystkie niezbędne do drukowania informacje, więc nie ma już konieczności uzupełniania utworzonej deklaracji
- Przy wydruku listy, we wspólnotach wielobudynkowych i spółdzielniach wszystkie dane podawane są w rozbiciu na budynki, co bardzo ułatwi sporządzanie załączników i kontrolę
- Po utworzeniu deklaracji można zobaczyć i edytować pola w utworzonej deklaracji przed jej wydrukiem
1608
1. Poprawka w tworzeniu formularzy CIT. Przy tworzeniu CIT-8/O kwota przychodu zwolnionego (prawidłowa) wpisywana była w pole 8 (jak w ubiegłym roku) zamiast 24 (jak być powinno dla wspólnot mieszkaniowych)
2. Ponieważ istnieją rozbieżności pomiędzy zarządcami co do rodzaju dokumentu korygującego przy rozliczeniu świadczeń (nota czy rachunek korygujący) - każdy może to sobie ustawić dla każdej wspólnoty odrębnie (moduł CzynszeWspólnotyPopraw)
3. Poprawiona została funkcjonalność tworzenia faktur korygujących VAT z rozliczeń mediów.
4. Ponieważ otrzymałem sygnały, że część zarządców przy drukowaniu rozliczenia rocznego kosztów wysyła właścicielom rozliczenie z saldem na bieżący (czyli 2016) rok BEZ księgowania dokumentu rozliczeniowego, uwzględniłem taką sytuację.
16.07
1. CIT-8. Dostępna jest już aktualna wersja formularza CIT8, czyli (23). W ubiegłym roku formularz ten był dostępny zarówno w starej, 16-bitowej wersji FormularzeIPS jak i poprzez moduł eCIT, z możliwością wysyłki drogą elektroniczną z podpisem kwalifikowanym. W tym roku formularz można generować wyłącznie w ten drugi sposób. Wszystkich chętnych do nabycia licencji IPS na formularz poprzez naszą firmę proszę o jak najszybszy kontakt (oczywiście licencje można kupować też bezpośrednio od firmy IPS). Licencję na moduł obsługi elektronicznej wersji formularza eCIT-8 w systemie vDom można zamówić w dowolnej chwili, po otrzymaniu zamówienia wysyłamy mail z kluczem aktywacyjnym. Oczywiście moduł ten pozwala także na wydruk deklaracji, jeśli ktoś nie musi lub nie chce wysyłać jej drogą elektroniczną.
2. W celu ułatwienia życia opcja wydruku zaliczki miesięcznej/kwartalnej na CIT dostępna jest w operacjach grupowych - nie musimy generować z każdej wspólnoty oddzielnie.
3. W Kosztach kalkulację wody ryczałtowej można sporządzić za wybrany okres.
4. W portalu KartotekaOnLine prezentowane są dodatkowo:
- sposób wyliczenia kwot zaliczki
- numer/y konta bankowego do wpłat zaliczki
- zakładka "Głosowania" zmienia kolor, jeśli użytkownik jeszcze nie oddał głosu na którąś z uchwał
- na listach lokali prezentowany jest zarówno identyfikator jak i numer lokalu
6. Przy drukowaniu list do głosowania można opcjonalnie powtarzać wybrany tekst na każdej stronie
7. W opcji Historia/korekta można zmienić typ lokalu z wyodrębnionego na pożytek i odwrotnie. Dotyczy to oczywiście korygowania błędu przy wprowadzaniu lokalu. System automatycznie wygeneruje odpowiedni dokument przeksięgowujący.
8. W module Finanse, w operacjach na dokumentach pojawił się przycisk "Storno kosztów". Przydaje się, jeśli musimy zmienić dekretację kosztów z zaksięgowanego dokumentu. Funkcja tworzy nowy dokument, stornujący pozycje kosztowe.
oraz sporo drobnych modyfikacji, ułatwiających życie.
16.06
1. Zmiana dotyczy całości systemu. Po najechaniu myszką na przycisk zamiast pogrubienia jego nazwy zmienia się jej kolor. Taka metoda uspakaja ekran w czasie pracy i nie powoduje reformatowania nazwy, przez co praca jest mniej męcząca dla oczu.
2. Moduł Koszty: możliwość wyłącznie w trakcie wydruku rozliczenia rocznego właścicieli wyszukiwania powiązanych z lokalami garaży. Jeżeli na danej wspólnocie nie występują takie garaże, można wyłączyć ich wyszukiwanie, co bardzo znacznie podnosi szybkość działania tego zestawienia.
3. Czynsze - możliwość zmiany (w historii i korekcie) typu lokalu z pożytku na wyodrębniony - dotychczas możliwa była tylko zmiana z wyodrębnionego na płatnika i odwrotnie. Funkcja tworzy od razu dokument przeksięgowujący obroty na właściwe konta.
4. Koszty - w planach gospodarczych można przenieść do Excela zarówno dekrety związane z wybraną pozycją planu jak i wszystkie związane z całym planem
5. Finanse - przy eksporcie do Excela dekretów można pobrać je jednocześnie z wybranego przedziału kont, nie tylko z jednego.
6. Uwaga! Do portalu KartotekaOnLine przekazywane są dodatkowe dane związane z naliczeniami (o czym szerzej w następnym mailu) - wszyscy użytkownicy portalu muszą zainstalować tą wersję przed 21 lutego, kiedy zostaną włączone nowe funkcje na portalu.
16.05
Uwaga CIT-8. Ponieważ wszyscy o to pytają, odpowiadam wszystkim:Obowiązek składania przez zarządców formularza CIT-8 drogą elektroniczną z podpisem kwalifikowanym egzekwowany jest, według informacji od zarządców, w większości urzędów skarbowych.
- Można próbować składać wersję papierową, tak naprawdę zależy to od konkretnego urzędu.
- Upoważnienia od zarządów wspólnot (czyli druki UPL-1) należy złożyć PRZED wysłaniem formularza. Można pobrać stąd http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1438785/2012UPL1.pdf
- Moduł obsługi elektronicznej wersji formularza CIT-8 w systemie vDom można uruchomić w dowolnej chwili, wymaga to jedynie wysłania maila z zamówieniem do nas i wprowadzenia otrzymanego klucza aktywacyjnego.
- Aktualna wersja formularza będzie dostępna po 20 lutego - jesteśmy tu uzależnieni od firmy IPS-Infor, producenta formularzy.
1. Kolejna rozbudowa "Zestawienia wszystkich rozliczeń" w module Czynsze. Można wybrać odrębny zakres dat dla każdego typu rozliczeń (wodomierze, ciepłomierze,pozostałe rozliczenia) odrębnie. Pozwala to na przykład na jednym wydruku umieścić rozliczenia roczne CO a tylko ostatni kwartał wodomierzy. Dodatkowo uporządkowany został wydruk rozliczenia na dole. Funkcja ta wydaje się dla większości zarządców zastępować klasyczne rozliczenia świadczeń z modułu Koszty, choć ich oczywiście nie umożliwia. W tym kierunku zmierza cały system w zakresie rozliczeń.
2. W obsłudze wszystkich liczników (wodomierze, ciepłomierze i pozostałe) dodana została opcja grupowej zmiany daty odczytu - bardzo przydatne, gdy ktoś błędnie wprowadził cały arkusz.
3. Drobiazg, ale bardzo ułatwia życie. Przy przechodzeniu pomiędzy latami automatycznie zmienia się domyślny, proponowany zakres dat tak, aby pasował do aktualnie wybranego roku.
4. Ponieważ wzrasta różnorodność sposobów rozliczeń świadczeń wprowadziliśmy zapisywanie ostatnio stosowanych ustawień dla każdego operatora odrębnie - czyli jeden drugiemu nie będzie przestawiał ustawień domyślnych. Na razie dotyczy to:
w module Czynsze: rozliczenia wodomierzy, rozliczenia ciepłomierzy
w module Koszty: sprawozdania wspólnoty, rozliczenia rocznego właścicieli i płatnika, definicji kont przychodów.
Jeżeli jeszcze gdzieś by się przydało - proszę o sygnał.
5. Podnieśliśmy poziom zabezpieczeń portalu KartotekaOnLine instalując nowe certyfikaty. Logując się na https://KartotekaOnLine.pl zobaczycie Państwo zieloną kłódkę przy adresie - tak, jak na stronach bankowych.
16.04
1. Przede wszystkim zakończona została procedura rozliczania byłych właścicieli we wszystkich modułach.
2. Dla ułatwienia życie w module Czynsze, w opcji Byli właściciele pojawiła się funkcja automatycznego przeksięgowania obrotów byłego właściciela na jego nowe konto.
3. Prz
22.03.2017